Papierloses Büro – so lassen sich Ressourcen sparen

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Papierloses Büro – so lassen sich Ressourcen sparen

Der Papierverbrauch in Deutschland ist in etwa so hoch wie der von Südamerika und Afrika zusammen.

Der Papierverbrauch in Deutschland ist in etwa so hoch wie der von Südamerika und Afrika zusammen. Dieser hohe Konsum schadet der Umwelt gleich mehrfach. Jeder zweite Baum wird für die Papierindustrie abgeholzt. Bei der weiteren Verarbeitung sind pro Blatt circa 10 Liter Wasser nötig. Außerdem können die gefällten Bäume das klimaschädliche Gas CO² nicht mehr binden. Um diesem hohen Konsum und dessen Folgen entgegenzuwirken, kann jeder einzelne von uns etwas tun. An allererster Stelle im Büro – denn hier lässt sich beim Papiersparen ein großer Effekt erzielen. Neben den Vorteilen für Mutter Natur profitiert auch das Unternehmen selbst von einem (überwiegend) papierlosen Büro.

Einfache Möglichkeiten, den Papierverbrauch im Büroalltag zu senken

Eins vorneweg: Komplett ohne Drucker kommt man vermutlich in näherer Zukunft nicht aus. Allerdings kann der Pro-Kopf-Bedarf drastisch gesenkt werden. Möglichkeiten hierfür sind:

  • Softwares unterstützen Mitarbeiter nicht nur bei Verwaltungsaufgaben, mit ihnen laufen Geschäftsprozesse fast ausschließlich digital ab. Beispielsweise dürfen Firmen Rechnungen mittlerweile vollständig digital erstellen und archivieren.
  • Archive lassen sich zudem digital organisieren, z.B. über eine Cloud.
  • Mit Microsofts Wunderlist kann man klassische To-do-Listen ersetzen.
  • Anstatt Werbeflyer mit der Post zu verschicken, können Kunden über Newsletter auf aktuelle Rabattaktionen hingewiesen werden.
  • Digitales Marketing verdrängt zunehmend klassische Printwerbung.
  • Die geschäftliche Kommunikation findet via Email oder über andere Kanäle wie Slack oder Skype statt und nicht mehr über den Postweg.

Vorteile eines papierlosen Büros

Neben dem Umweltaspekt dürften für viele Betriebe auch die wirtschaftlichen Vorteile interessant sein. Denn mit den meisten papierlosen Alternativen kann man nicht nur den Papierbedarf minimieren, sondern auch eine ebenso wichtige Ressource: die Arbeitszeit. Steigt eine Firma auf eine digitale Datenverarbeitung um, profitiert sie folgendermaßen:

  • Die interne und externe Kommunikation über digitale Kanäle (Slack, Skype, Outlook, …) läuft wesentlich schneller ab. Zusätzlich muss die Post nicht mehr von Hand sortiert und zum entsprechenden Mitarbeiter gebracht werden.
  • Über Suchfunktionen finden Mitarbeiter gezielt die benötigten Informationen. Über eine Dropbox oder ein Firmennetzwerk lassen sich betriebsinterne Daten unkomplizierter abrufen als über Aktenordner.
  • Kundenaufträge können effizienter bearbeitet werden, da Angestellte relevante Informationen schneller zur Hand haben. Dadurch punktet eine Firma in Sachen Kundenzufriedenheit.
  • Arbeitsprozesse wie das Erstellen von Lohnabrechnungen laufen überwiegend automatisiert ab, wodurch sich ein Unternehmen viele Ressourcen spart. Mehr Infos zu Lohnabrechnungsprogrammen findet man in diesem Software-Ratgeber.
  • Flexible Arbeitsmodelle – wie Home-Office-Tage – sind möglich, da das komplette „Arbeitsmaterial“ über eine Cloud zur Verfügung steht.
  • Die Druckkosten werden auf ein Minimum gesenkt (Papier, Toner, Geräteverschleiß).
  • Mit der Management-Software Trello kann man Projekte übersichtlicher verwalten, als dies mit Stift und Zettel möglich wäre.
  • Mittlerweile gibt es für Smartphones gute Scanprogramme. Eingescannte Belege werden dabei über die Cloud direkt an die Buchhaltung geschickt. Eigens dafür angelegte Aktenordner sind nicht mehr nötig.
  • Arbeitsprozesse laufen nicht nur effizienter ab, sie lassen sich auch besser auswerten. Bei der Büro-Verwaltungs-Software Lexoffice Buchhaltung & Berichte kann man z.B. Übersichten über sämtliche buchhalterische Abläufe erstellen. Wenn man dieses Datenmaterial auswertet, können Verbesserungen im Workflow effektiv und zielgerichtet eingeleitet werden. Durch regelmäßige Updates ist die Software zudem immer auf dem aktuellsten rechtlichen Stand.
  • Last but not least: Ein aktiver Umweltschutz, indem weitestgehend auf Papier verzichtet wird, wirkt sich positiv auf das Firmenimage aus.

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